S narůstající byrokracií se ve firmách i u podnikatelů hromadí dokumenty, které je nutné různou dobu uchovávat. Doba archivace především účetních dokumentů a dokumentů z oblasti personalistiky se však v Čechách řídí několika zákony. Lhůty, po které musíte listiny, či datové nosiče archivovat, se tak dokument od dokumentu liší. Až po jejich uplynutí je můžete skartovat, ale ani to není jednoduché
Skartační lhůty podle paragrafu 31 Zákona číslo 563/1991 Sb., o účetnictví:
* účetní uzávěrka, výroční zpráva – 10 let
* účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
* účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví – 5 let
Skartační lhůty podle paragrafu 35a) Zákona číslo 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení:
* Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let
* stejnopisy evidenčních listů – 3 roky
* obchodní společnost: seznam společníků a členů statutárních orgánů, dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti – 6 let a 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno
Skartační lhůty podle paragrafu 27 Zákona číslo 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty:
* plátce DPH je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně minimálně 10 let od konce zdaňovacího období
Mnozí podnikatelé tak řeší, kam po takovouto dobu dokumenty uschovat, aby se neztratily, nezničily, nebo je nezískala konkurence. Zvláště menší podniky, nebo živnostníci často tápou, který dokument podléhá ještě lhůtě a který je možné již předat do skartace. Aby předešli přehmatům a tím i pokutám při případné kontrole, je výhodné obrátit se na odbornou firmu. Ta jim archivaci i odbornou správu dokumentů zajistí. Ušetří navíc i zbytečné výdaje na pracovníky, kteří by měli na starosti archivaci dokumentů. Nemusí jim ani platit školení v oblasti skartačních lhůt jednotlivých dokumentů a podmínek jejich ukládání a skladování. Odborné firmy, jako je například REISSWOLF® mají prověřené systémy, jenž zajistí bezpečnost dokumentů. Po uplynutí zákonné doby vám zajistí garantované bezpečné rozmělnění, nebo rozemletí, províření a slisování nosičů dat. Na závěr vám vystavení certifikát o řádné likvidaci nosičů dat informací, ať to jsou papírové dokumenty, datová média, či datové nosiče.
