„Kdyby neexistovali liknaví plátci, na inkasní poplatky by vlastně nikdy nedošlo,” říká Patrick Andres, diplomovaný ekonom a šéf spedice Günther Andres e.K. z Hanau. „Jenže praxe je bohužel jiná a v těch nejhorších případech jsou faktury dávno po splatnosti. A přesně tehdy je užitečné využít služeb nezávislé inkasní kanceláře. Ta má velkou šanci vyřešit inkasní případ v prospěch poškozeného. Firmy by každopádně měly tuto možnost zvážit, dříve než se rozhodnou vydat na komplikovanou, dlouhou a nákladnou cestu právního uplatňování svých nároků,” tvrdí zkušený firemní ekonom.
S opožděně platícími obchodními partnery zažil již Patrick Andres mnohé. Řídí středně velkou spedici a v zasílání zboží a s tím spojené organizaci se vyzná velmi dobře. Zvážíme-li, kolik zboží je denně potřeba přepravit, je okamžitě jasné, že při realizaci nemůže vždy všechno probíhat zcela bezproblémově. Stane se, že i u seriózní firmy někdy faktura zapadne, a není proto včas uhrazena. Důvodů může být více, například nebyl důsledně dodržen proces zpracování faktur, faktura se mohla ztratit v záplavě jiných dokumentů nebo se prostě jednotlivá oddělení mezi sebou špatně dohodla. Kromě toho existují ještě takzvané „černé ovce“, které úmyslně odkládají platbu a zaplatí teprve pod tlakem. I když k tomu v poměru k celkovému objemu obchodů dochází spíše výjimečně, lze v „nejhorším případě“ využít nezávislou inkasní firmu, která pomůže získat chybějící peníze mimosoudní cestou. Andres již využil služeb nejrůznějších institucí, jako jsou Creditreform a další inkasní společnosti či právníci. Nakonec se však před třemi lety rozhodl pro inkasní servis společnosti TimoCom Soft- und Hardware GmbH. Zákazníkem düsseldorfské firmy je již deset let.
Krátké cesty a rychlé odpovědi
U TimoCom si Patrick Andres cení především rychlé reakce při řešení inkasních případů a zdůvodňuje to takto: „TimoCom je díky své burze nákladů a volných vozů v centru dění a zná jak národní, tak i mezinárodní trh v oblasti spedice. Kromě toho má TimoCom díky svým zadávacím platformám v ruce silnou páku. Firma totiž může liknavým plátcům zakázat přístup k burze, což je prostředek, který velmi dobře funguje i mezinárodně. Mnohé černé ovce tak jsou již předem od využívání softwaru odrazeny a ani se nesnaží stát se členy burzy.“
Silný v předávání informací
Kromě toho si Andres u TimoCom cení dobré informovanosti a také nekomplikovaného postupu při vyřizování inkasa. I tady existují jasná pravidla: jakmile uplyne prvních 30 dní od splatnosti a dlužník byl bez úspěchu upomínán, ujme se inkasního případu TimoCom s oficiálním úředním povolením. Zaměstnanci düsseldorfské společnosti pak poškozené zákazníky v jejich rodném jazyce co nejrychleji informují, zda lze s penězi ještě počítat. To jim ušetří rozhodnutí vynaložit zbytečné náklady na právníky a soudní řízení. Aby firma TimoCom mohla začít jednat, musí poškozený zaslat formulář inkasního příkazu a příslušné doklady o přepravě, mezi které patří kopie faktury za uskutečněnou přepravní službu, potvrzení dodávky a upomínky. Andres k tomu nadšeně říká: „Vyplnění inkasního formuláře je skoro požitek, protože vím, že se začne něco dít a nikdo mě nebude jen utěšovat, zatímco ostatní instituce by s neplátcem nejdříve diskutovali. To je jen ztráta času, což může být pro vlastní podnikání zničující.“ Příslušný formulář s příkazem k inkasu si zákazníci mohou stáhnout na www.timocom.com v rubrice Bezpečnost v části TC Cash Care. Nebo stačí zadat slovo „Inkaso“ do vyhledávacího pole vpravo nahoře. Během celého procesu vyřizování inkasa je pak TimoCom s poškozeným v úzkém kontaktu.
Dobrý poměr ceny a výkonu
Výsledek je pro Patricka Andrese velmi pozitivní: „Inkasní servis firmy TimoCom považuji za téměř perfektní. Úspěšnost je vysoká, komunikace inkasního oddělení je příkladná a poměr ceny a výkonu je na národní i mezinárodní úrovni v pořádku.“ TimoCom si za zpracování jednoho inkasního příkazu účtuje základní poplatek ve výši pouhých 12,50 euro. Podaří-li se inkaso vyřídit úspěšně, a to se v roce 2010 podařilo v 85,5 % všech případů, započte se tento manipulační poplatek do odměny za úspěšnou realizaci inkasa. Tato odměna je účtována v souladu se zákonnými předpisy zákona o úhradách právních zástupců (RVG), které jsou k dispozici na http://bundesrecht.juris.de/rvg/anlage_2_84.html.
Preventivní opatření proti nespolehlivým obchodním partnerům
Pro Patricka Andrese je navíc rozhodující, že TimoCom svým zákazníkům již předem pomáhá svou vlastní bezpečnostní sítí TC Secure. Její součástí jsou různé bezpečnostní tipy, které jsou uvedeny na www.timocom.com v rubrice „Bezpečnost“. Cílem je odhalit liknavé plátce včas. Jedná-li se například o přepravní firmy, pak pro ně platí zásadní pravidlo ověřit si svého zadavatele. Firmy by měly zkontrolovat, zda faxové číslo, resp. e-mailová adresa, ze které byla odeslána objednávka, souhlasí s adresou uvedenou v objednávce. Navíc si mohou vyžádat informace o bonitě a ekonomické situaci zadavatele u institucí, jako je např. Creditreform. Na internetových stránkách http://www.justice.cz/xqw/xervlet/insl/index kromě toho existuje možnost zkontrolovat, zda uvedené identifikační číslo souhlasí s obchodním jménem společnosti. To jsou jen některé z mnoha preventivních opatření, které zvyšují jistotu v obchodních vztazích. Dalším a dobrý způsobem zabezpečení je také ověření informací o správnosti zákaznických údajů přímo prostřednictvím horké linky TimoCom Assist. Na telefonní lince +420 477 05 99 71 jsou Vám denně od pondělí do pátku od 8.00 do 16.00 k dispozici zaměstnanci hovořící Vaším mateřským jazykem, kteří mohou porovnat údaje o příslušném zákazníkovi TimoCom uvedené v objednávce s údaji v databázi zákazníků TimoCom.
Ačkoliv Patrick Andres zpravidla ve své každodenní práci dodržuje všechna pravidla, dojde i přesto ve velmi výjimečných případech k obchodům s nepoctivými zákazníky. „Stoprocentní jistotu nemáte nikdy, ale díky inkasní kanceláři firmy TimoCom se nám nakonec podaří většinu obchodů vyřídit úspěšně. Tuto službu vřele a rád doporučím dále,” říká.
