Firmy se bez vnitřního informačního systému již dnes dají jen těžko řídit na špičkové úrovni. Manažeři vědí, v čem jim takové systémy pomáhají a jak je využít k větší výkonnosti zaměstnanců. Dříve tyto systémy sloužily hlavně účetním a ekonomům jako účetní program. Dnes však přes ně komunikují všichni zaměstnanci, vyměňují si dokumenty, vedou informace o partnerech, zákaznících i konkurentech. Takový podnikový informační systém se dnes nazývá ERP systém (Enterprise Resource Planning – tedy podnikový zdroj plánování). Je určen hlavně pro plánování zdrojů potřebných k přijetí, zhotovení, dodání i zaúčtování zakázky. Často uspoří vašim zaměstnancům hodiny, které by jinak strávili hledáním informací, které jsou nutné k jejich práci. Informační systémy tak zvyšují produktivitu práce a zabraňují duplikaci dat. Propracované systémy navíc uspoří čas i v jiných věcech. Například aplikace indikuje, zda je její uživatel přihlášený k systému. Nemusíte ho tak nahánět po kancelářích, nebo telefonem, stačí kliknout na jméno a zahájit s ním chat, nebo mu poslat zprávu.
Firmy, které si ještě nevyužívají informační
ERP systém, používají alespoň jeho součást zvanou CRM
(Customer Ralationship Management – tedy systém pro řízení vztahů se zákazníky). Ten jim umožňuje poznat, pochopit a předvídat potřeby, přání a nákupní zvyklosti zákazníků. CRM přitom podporuje hlavně oboustrannou komunikaci mezi firmou a jejími zákazníky.
V případě, že jste začínající firma, nebo firma, jejichž podnikový systém je zastaralý, či nevyhovující je důležité najít takový informační systém, který vaší společnosti prospěje. Podstatné je zjistit si, jaká je podpora systému, který si chcete pořídit. Tyto systémy je totiž nutné udržovat ve shodě s legislativou našeho státu, což někdy není právě u nás jednoduchá práce. Dále musí být váš dodavatel schopen reagovat na organizační změny ve vašem podniku. Dobrou firmu poznáte i podle toho, že se nejprve seznámí s chodem vaší firmy a až poté navrhne nasazení systému a jeho modulů, případně po poradě s vámi i zapracování specifických požadavků do vašeho vnitřního informačního systému.
Z českých firem, které se již řadu let zabývají vývojem podnikových systémů, takovéto požadavky splňuje například firma
Asseco Solutions a.s., které dodává systém Helios. Společnost dokáže reagovat na aktuální potřeby svých klientů, o čemž svědčí i to, že ve spolupráci s finančními institucemi vyřešila i financování podnikového softwaru. Systém je rozdělen do několika kategorií a používat ho mohou jak malé firmy a živnostníci, tak velké společnosti. Vyberou si firmy zabývající se výrobou, obchodem či službami. Speciální edice je určena pro oblast veřejné správy, nebo pro specializované firmy zabývající se ubytovacími a stravovacími službami.
